FIRMA ELECTRÓNICA PARA NO INICIADOS ¿CÓMO PRESENTAR ESCRITOS DIRIGIDOS A UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DURANTE EL CONFINAMIENTO?

FIRMA ELECTRÓNICA PARA NO INICIADOS. ¿CÓMO PRESENTAR ESCRITOS DIRIGIDOS A UNA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DURANTE EL CONFINAMIENTO?

23-05-2020

Contenido

1.- El problema y posibles soluciones sin firma electrónica. 1

2.- Cuando basta la identificación. El sistema Cl@ve. 2

3.- Utilizar la firma electrónica que incorpora el DNI 3

4.- El problema de los certificados de firma digital caducados durante la pandemia. 4

5.- Conclusión. 5

1.- El problema y posibles soluciones sin firma electrónica

 

No cabe duda que el estado de alarma está afectando de forma muy negativa al derecho de acceso de los ciudadanos a las Administraciones Públicas[1]. Aunque los plazos administrativos están, en general, suspendidos hasta el día 1 de junio[2], hay ocasiones en que los ciudadanos quieren presentar documentos dirigidos a las Administraciones Públicas, y el estado de alarma ha limitado el derecho de las personas físicas a elegir la forma de comunicación con la Administración[3], al verse obligada a acudir a la comunicación por internet por ser imposible la forma presencial.

 

En efecto, la respuesta más sencilla a la pregunta que encabeza este post: ¿cómo presentar escritos dirigidos a una Administración Pública durante el confinamiento? sería “por internet”. Si algo nos ha quedado claro de esta pandemia es la importancia de los medios telemáticos, tanto para las relaciones personales, como comerciales, y parece que las compañías de telecomunicaciones han estado a la altura.

Pero no es tan fácil como hacer la compra con el ordenador, pagar con tarjeta y que te la traigan a casa, algo que sí que ha aprendido a hacer mucha gente en estos dos últimos meses.

 

Dado que en varias ocasiones mis clientes se han visto en la necesidad de presentar escritos ante las Administraciones Públicas, y no podían hacerlo por falta de firma electrónica, es por lo que me atrevo a sugerir que quien -disponiendo de ordenador e internet- no tenga una firma electrónica, debería conseguírsela. O al menos hacer lo preciso para poder usar la del DNI, y así tenerla para el futuro. También sirve tener un teléfono móvil con internet, pero como la pantalla del teléfono es pequeña, recomiendo hacerlo en el ordenador o tablet, que se ve mejor.

 

Evidentemente, quien dispone de ordenador y conexión de internet y no utiliza un certificado de firma electrónica, el del DNI o cualquier otro, es porque le asusta no poder o no saber hacerlo. Aquí la brecha digital se muestra en toda su crudeza. Pero creo que hay que aprovechar esta situación para dar el paso, y en este post intento explicarlo de forma sencilla.

 

Conviene aclarar, en todo caso, que para quien no se anime o no le de tiempo a conseguirla, siempre está la opción de Correos. En efecto, aun cuando los registros de las oficinas de la Administración puedan estar cerrados, lo que sí se puede hacer es acudir a una oficina de Correos (abiertas si bien solían tener durante el confinamiento un horario más limitado) y presentarlo enviando carta certificada[4].

 

Y otra posible solución es que presente el escrito de una persona física, mediante el certificado de un familiar que si disponga de ella, adjuntando si lo permite la aplicación los archivos .pdf con autorización para el trámite por causa Covid-19 (confinamiento, edad mayor, asilamiento preventivo, etc.), los DNI y firma de ambos.

 

Ahora bien, recomiendo que, cuando sea posible, se lleve a cabo lo necesario para disponer de firma electrónica, y así utilizar los medios telemáticos para relacionarse con las Administraciones Públicas. Pero, antes de seguir adelante hay que destacar que en muchos casos para hacer gestiones con la Administración basta con “identificarse”, sin que sea necesario “firmar”. La diferencia se expone en el artículo 11 de la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo[5]. Es necesaria la firma para formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos. Para el resto de trámites, basta con identificarse.

 

Para la identificación es suficiente, normalmente, una clave. Para la firma es preciso un certificado de firma electrónica emitido por una autoridad certificadora. Un ejemplo parecido para que se entienda mejor: la banca por internet. Para entrar en tu cuenta, y por ejemplo consultar tus movimientos, basta que te identifiques con una clave, pero para hacer una transferencia hay mayor exigencia, te pide que “firmes” (normalmente mediante una contraseña que manda a tu móvil).

 

2.- Cuando basta la identificación. El sistema Cl@ve

 

Para los casos en que basta una mera identificación se puede acudir al sistema Cl@ve. Requiere registro previo. Durante el estado de alarma las oficinas de registro de clave están también cerradas, pero cabe registrarse por internet solicitando una carta de invitación que se recibe por correo.

Por experiencia puedo decir que durante el confinamiento, en Madrid han tardado poco más de una semana desde que se pedía hasta que se recibía por correo.

Para registrarse: Cl@ve

 

3.- Utilizar la firma electrónica que incorpora el DNI

 

Como se ha avanzado la firma electrónica para presentar determinados escritos ante la Administración requiere un certificado de firma electrónica emitido por una autoridad certificadora. Hay muchas, públicas y privadas. Las cualificadas están AQUÍ, destacando la de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que además fue la primera.

A continuación veamos cómo firmar con DNI electrónico.

 

Desde hacer varios años el DNI es electrónico y dispone de un microchip que incorpora un certificado de firma electrónica, cuya utilización resulta relativamente sencilla.

Para operar se necesita:

 

  1. una contraseña que proporcionan cuando se entrega el DNI. Esta contraseña que te dan al obtenerlo no se suele conservar, y en todo caso caduca a los 30 meses. Para conseguir una nueva contraseña hay que acudir (con el DNI) a una comisaría de Policía, donde tiene instaladas unas máquinas a tal efecto[6]. No es precisa cita previa. Cuando no sabes la contraseña –o te ha caducado-, te identificas en la máquina con la huella dactilar (atención en tiempos de coronavirus, ir provistos de desinfectante al efecto).

 

  1. un lector de tarjetas (se puede comprar en las tiendas que venden material informático), que se conecta con un cable con USB al ordenador. Los nuevos lectores se instalan sin ningún problema, es decir sin tener que instalar drivers específicos, basta conectarlo en una entra USB del ordenador. Para utilizarlo hay que introducir el DNI. Como las ciencias avanzan que es una barbaridad, hay ordenadores que ya vienen con el lector. Atención el nuevo DNI electrónico 3.0 tiene el chip en otro sitio, y se mete al revés en el lector de tarjetas.

 

  1. instalar en el ordenador el “certificado de firma digital”. En ordenadores actuales con Windows 10 no hay problema. Microsoft ha reconocido el certificado de la FNMT y del DNI, y se autoinstala. Si es más antiguo, para instalar el certificado del DNI electrónico conviene desactivar el antivirus, y luego acordarse de volver a activarlo. Es frecuente que recomienden usar un navegador distinto.

AQUÍ dejo el enlace para descargar. Hay que elegir en función del sistema (Windows, Mac, Linux, etc.).

 

Para resolver problemas de firma en general, conviene instalar la aplicación de Autofirma. Luego funciona automáticamente. Se puede descargar del portal oficial PAe.  AQUÍ.

Con ella se firma fácil; y es imprescindible para usarla en facturación electrónica que se necesita para las Administración Públicas: en FACTURA-E y  FACE, es imprescindible.

 

La firma electrónica se puede plasmar en el escrito que hay que presentar, en el que aparece normalmente como un sello. Para ello lo más habitual es convertir el escrito en un archivo .pdf  e ir eligiendo: Herramientas/Certificados/ Firmar digitalmente.

 

Pero sobre todo, la firma electrónica se emplea para utilizar la sede electrónica de la Administración a la que hay que dirigir el escrito. Para ello en el ordenador en el que esté instalado el certificado, se entra en la sede electrónica de que se trate, y cuando se abra la ventana (puede que haya varios instalados, por ejemplo de varias personas que usan el mismo ordenador, o varios de una misma persona), se elige el adecuado y se continúa. Cuando la web lo pida se introduce la contraseña.

 

 

4.- El problema de los certificados de firma digital caducados durante la pandemia

 

Uno de los problemas que se han encontrado las Administraciones con el confinamiento es la necesidad de flexibilizar los sistemas de identificación y firma. Los certificados de firma electrónica caducan con el tiempo, y es preciso renovarlos. Por ejemplo, el certificado incorporado al DNI electrónico caduca a los 30 meses.

Durante el confinamiento han surgido dificultades para la renovación en algunos casos.

Las Administraciones Públicas, por regla general, están admitiendo los certificados caducados para validarlos posteriormente.

 

En la Agencia Tributaria se aceptan los caducados, si bien advierten: “Es posible que su navegador habitual no se lo permita en cuyo caso le recomendamos lo traslade al FireFox donde podrá seguir usándolo.”

 

Cuestión distinta son las firmas electrónicas de los tres tipos de certificados de Representante de personas jurídicas. Se han planteado problemas, por ejemplo, para la renovación de los de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre de representante de persona jurídica, que son los más frecuentes y también para los de representante de una entidad sin personalidad jurídica. Estos no se pueden renovar porque se requiere un trámite presencial para acreditar la identidad, imposible de llevar a cabo con las oficinas cerradas[7]. Así lo reconoce Hacienda en este AVISO.

En cambio, en los de persona física y en los de Administrador único o solidario en el caso de personas jurídicas, la FNMT tiene previsto un procedimiento de renovación por internet que no debería plantear problemas.

 

En caso de que no se pueda renovar, como por ejemplo el certificado de representante de una persona jurídica emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, recomiendo, antes de que caduque, obtener un nuevo certificado en una Autoridad Certificadora que no precise de trámite presencial.

 

5.- Conclusión

 

El estado de alarma declarado desde el 14 de marzo de 2020 ha puesto de relieve la importancia de los medios telemáticos. Nadie nos va a devolver los dos meses y medio que como mínimo vamos a pasar confinados, pero al menos debería servir para dar un gran paso en introducir la digitalización y las telecomunicaciones en nuestra vida.

Uno de los pasos más positivos es el que nos permitirá hacer múltiples gestiones telemáticas mediante la firma digital, por ejemplo la que tenemos a nuestra disposición gratuitamente como la que incorpora el DNI electrónico.

Con los pasos que se han expuesto confío en que resulte no solo barato sino sencillo, y sea de utilidad en general.

Por último, quiero agradecer a Luis García Azpeitia su ayuda para elaborar esta nota, porque la primera no avezada en estos menesteres, soy yo.

[1] En concreto están cerradas las oficinas de Registro y se ha dificultado mucho la asistencia en el uso de medios electrónicos para las relaciones entre los ciudadanos y la Administración, reconocida en el artículo 12 de la Ley 39/2015.

[2] No es lo mismo plazos suspendidos (se reanudan), que interrumpidos (se reinician), y hay de todo, pero no es este el lugar oportuno para esta explicación. Lo cierto es que el Consejo de Ministros acordó el 19 de mayo (BOE 23 de mayo) que “Con efectos desde 1 de junio de 2020, se derogará la disposición adicional tercera del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, relativa a la suspensión de plazos administrativos. Desde esa misma fecha, el cómputo de los plazos que hubieran sido suspendidos se reanudará, o se reiniciará, si así se hubiera previsto en una norma con rango de ley aprobada durante la vigencia del estado de alarma y sus prórrogas”.

[3] Derecho reconocido en el artículo 14 de la Ley 39/2015.

[4] No es simplemente un certificado. Conviene indicar en la oficina de Correos que se va a utilizar el sistema que conocemos como “procedimiento administrativo”, lo que supone llevar el sobre abierto, y una copia del escrito que se presenta que te sellan con la fecha, y enviar la carta por correo certificado. Es preciso conocer la dirección postal de la Administración Pública a la que se dirige el escrito, o al menos un código de ese órgano o entidad que se consigue en internet.

 

[5]El artículo 9 de la Ley 39/2015 regula los sistemas de identificación y el artículo 10 de los de firma.

[6] Conviene llevar pensada, incluso preparada, una contraseña de al menos 8 caracteres, con letras mayúsculas y minúsculas, números y algún símbolo (mejor del teclado numérico). El sistema es lento, no vayas a la comisaría con prisas.

[7] Para renovar se hace una solicitud a la FNMT, que te facilita un código con el que se solicita una cita previa en una oficina de Hacienda. A la cita se acude presencialmente con la documentación que identifica al representante y la que acredita que lo es. La oficina de Hacienda tramita la firma, y remite el certificado que se puede descargar por internet. Lo que ocurre en la situación de confinamiento es que no se encuentran abiertas las oficinas de Hacienda. Será preciso habilitarlas, si no todas,  al menos varias oficinas para que se puedan tramitar estas renovaciones.