Word para no iniciados

Word para no iniciados

(GUÍA PARA SACAR PARTIDO DE WORD)

Concepción Jiménez Shaw

Introducción. Qué se puede llegar a conseguir…………. 2

Capítulo I       Cómo hacer esquemas en un documento de word     3

1       El modo “esquema”……………………………………………………………… 3

1.1     Ver el “Esquema”…………………………………………………………………….. 3

1.2     Preparar tu propio “Esquema”…………………………………………………… 3

2       ¿y si ya tenemos hecho el documento?………………………. 4

3       Las teclas función de la barra  “esquema”…………….. 5

4       Sacarle partido a “Esquema”…………………………………………. 5

Capítulo II     Cómo utilizar el “estilo”…………………………….. 6

1       modificar el estilo……………………………………………………………. 6

2       crear un estilo nuevo……………………………………………………… 8

3       el organizador……………………………………………………………………. 9

Capítulo III    Insertar  SUMARIO (tabla de contenido)… 9

1       Modificar el estilo del sumario………………………………… 10

2       actualizar el sumario……………………………………………………. 10

Capítulo IV    Referencias cruzadas………………………………….. 10

1       El botón de nota a pie…………………………………………………….. 11

2       Las referencias  en las notas a pie…………………………… 11

Capítulo V     El documento maestro……………………………….. 12

1       Cómo trabajar con documentos muy largos…………. 12

2       Crear un documento maestro……………………………………… 12

Introducción. Qué se puede llegar a conseguir

Con las instrucciones que figuran en esta nota se puede sacar partido del programa Word, de tal manera que se evitan muchas tareas engorrosas cuando se trabaja con documentos largos, como por ejemplo, hacer el sumario (índice), y cambiarlo cada vez que se modifica algo. Eso lo hace Word, y actualiza los números de página del sumario si se lo pedimos.

Además permite tener a la vista siempre la estructura del trabajo, es decir todos los epígrafes que hemos preparado, y si se desea, cambiar el orden en que aparecen. Eso facilita dar una cierta coherencia al trabajo, a veces tan necesaria. Y permite desplazarse a toda velocidad por el documento, a través sólo de los distintos epígrafes que hemos ido creando.

Por supuesto, tanto el texto como los epígrafes tendrán el aspecto que deseemos (tipo de letra –fuente-, tamaño de letra, cursiva, negrita, subrayado). Lo mismo cabe decir del sumario en el que se recojan:  figurarán los números de página, o no, podrán aparecer todos, o solo hasta un determinado nivel, y tendrán el aspecto que deseemos, el mismo que en el trabajo u otro diferente.

Se puede facilitar mucho el insertar notas a pie de página, y no presenta ningún problema el hacer remisiones en el texto a una nota, de una nota a otra, etc. porque estas remisiones (que yo uso frecuentemente para las notas, pero sirven para todo), se actualizan solas. Es decir, si tengo una remisión a la nota 75, y luego inserto dos notas más antes que la 75, la remisión pasará a ser a la nota 77.

Por último, se explica cómo trabajar con varios archivos (por ejemplo, uno por capítulo de la obra) y que luego cuando se unan todos, no nos encontremos con un archivo tan grande que resulte inmanejable, pues tarde mucho en cada operación.

De todo lo expuesto se desprende que saber sacar partido a Word es casi imprescindible para escribir un libro, pero también para hacer dictámenes, informes largos, memorias, artículos de revista con una dimensión considerable, y por supuesto, tesinas y tesis. Las explicaciones tratan de ser lo más sencillas posibles. En ocasiones a alguien le puede “molestar” tal nivel. Que piense que lo he escrito para todos los juristas (de “letras”) que trabajan con documentos largos y no saben sacar partido a Word.

Seguro que hay personas que lo primero que quieren saber es como jugar con el “estilo” en sus textos. En esos casos hay que empezar por el capítulo II.  Pero me ha parecido más didáctico empezar a explicar por el “esquema”, de gran utilidad, aunque puede dar más pereza. Si es la primera vez que oyes hablar de “modo Esquema”, te sugiero que leas este archivo en la pantalla, y que practiques con él (lógicamente está preparado con “Esquema”). No te preocupes con los cambios que hagas, basta con no guardarlos al cerrar. Pero para trabajar con tu propio documento te puede ser útil imprimir estas notas, para tenerlas delante cuando las necesites.

Las imágenes puede que no sean idénticas a las de tu programa si trabajas con versiones distintas, pero seguro que se parecen bastante.

Un último apunte antes de empezar: hay que perderle el miedo al programa. Siempre puedes pensar: si Concha pudo, yo puedo.

Capítulo I               Cómo hacer esquemas en un documento de word

1        El modo “esquema”

Si aún no has empezado a trabajar en el documento largo, lo mejor es comenzar creando el esquema: eso que hacemos mentalmente, y los más ordenados por escrito, en donde estructuramos  el trabajo.

Pues bien,  lo mejor es hacerlo ya en un documento de Word.

Para ello, abre un documento nuevo (botón “Nuevo” de la barra “Estandar”, o bien eligiendo “Nuevo” en el menú “Archivo”) y se pulsa en “Ver”, “Esquema”. También se puede elegir “Vista Esquema” en los botones que hay en la parte inferior izquierda de la pantalla (el cuarto empezando por la izquierda).

Cuando estas en “Vista Esquema” (de ahora en adelante “Esquema”) tienes una barra más en la parte superior de la pantalla: la barra “Esquema”, con una serie de botones muy útiles.

A continuación tienes una imagen de esa barra. (Si estás leyendo este archivo en pantalla, te recuerdo que las imágenes solo se ven si estas en “Vista Diseño de Página” a la que llegas desde “Ver”, o con el botón que hay justo junto a “Vista Esquema”)

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1.1 Ver el “Esquema”

Si estas leyendo este archivo en pantalla, pulsa en “vista Esquema”, y podrás ver en tu pantalla la barra de la que acabo de hablar. Aparecerá pulsada la palabra “Todo”. Por favor, pulsa el número 3 que hay a la izquierda, (como en la imagen) y verás el esquema de este trabajo. Para seguir leyendo, vuelve a la “Vista Normal” pulsando la tecla que está más a la izquierda en la esquina de abajo, o en el menú “Ver”, “Normal”.

1.2 Preparar tu propio “Esquema”

Para trabajar en tu obra, empieza a escribir el esquema, en modo “Esquema”.

Por ejemplo, en la primera línea escribes el título del primer capítulo. Dale enter. A continuación los títulos de los epígrafes que van dentro de ese capítulo, pero mientras los capítulos serán nivel 1 (no hay que hacer nada, ya lo tienen), los epígrafes dentro de cada capítulo, serán nivel 2.

Para conseguir esto, ponte encima del primer epígrafe que hayas escrito, y dale a la flecha a la izquierda que hay en la barra Esquema. Veras que se mete un poco, y que en la ventana de la izquierda de la barra Formato (justo a la izquierda de donde pone el tipo de letra que estás usando), figura Titulo 2, en lugar de Título 1.  Cada vez que introduzcas un epígrafe distinto, pulsa “enter”.

Un epígrafe puede ser una línea o un párrafo, pero para que sea un solo epígrafe, no des “enter” hasta el final.

Luego vemos como podemos cambiar el aspecto de esos títulos, porque puede que no te gusten los que tiene Word por defecto.

A continuación he puesto una imagen de este documento en “Esquema”

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2        ¿y si ya tenemos hecho el documento?

Lo frecuente es que, si estás interesado en leer esto, tengas algún documento largo en elaboración, en el que ya has metido mucha información, con sus correspondientes epígrafes y subepígrafes.

En este caso, aunque solo sea para que el sumario con números de página te salga solo, te merece la pena configurar un esquema “a posteriori”. Para ello colócate sobre cada línea de texto que sea un epígrafe, y busca entre las opciones de la ventana “estilo”, el título que le corresponda dependiendo del nivel. Por ejemplo, a los capítulos ponles nivel 1, los epígrafes de cada capítulo nivel 2, los subepígrafes nivel 3, y así sucesivamente (hay hasta siete niveles).

En la imagen a continuación se ve una parte del desplegable de mi ventana de Estilo.

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Si pulsas en el botón que hay a la derecha en la ventana de estilo puede que te aparezcan en la lista solo dos o tres “títulos”, que son los que trae Word por defecto.  La letra es “arial”. Tu puedes crear muchos más, y lo que es más importante, puedes darles las características (tipo de letra, formato de letra etc..) que más te gusten, como se verá en el capítulo siguiente.

3        Las teclas función de la barra  “esquema”

Para  dar a las distintas líneas el nivel adecuado, utiliza las flechas a la derecha y a la izquierda de la barra “Esquema”. La que tiene dos flechas hace que un título pase a no serlo: se queda como texto independiente.

Las restantes teclas de la barra Esquema son muy útiles. Para comprobar cómo funcionan, lo mejor es probarlas, por ejemplo, con este archivo. Empezamos por las que tienen los números 1 a 7 . (Para mayor comodidad, he vuelto a insertar una imagen de la famosa barra).

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q       1 – Enseña solo lo títulos de nivel 1 del documento

q       2 – Enseña los títulos de nivel 1 y 2 del documento

q       3 – Enseña hasta el título 3, … y así sucesivamente.

q       Todo –  Enseña todo el contenido del documento

q       La tecla a la derecha de “Todo” enseña solo la primera línea de cada párrafo del texto independiente

q       La que está a la derecha y tiene dos “A” en mayúsculas una arriba y otra abajo, sirve para alternan entre mostrar o no en la pantalla el formato que le has dado a los distintos estilos.

q       La siguiente (un cuadrado con dos barras amarillas), es para usar el documento maestro. Ver último capítulo.

q       + Sirve para expandir el esquema

q       – Sirve para contraer el esquema

4        Sacarle partido a “Esquema”

Una vez que hayas hecho el “Esquema” y hayas metido el texto que va tras cada epígrafe, o bien, partiendo de un texto ya elaborado, le has dado “Esquema”, es decir has puesto  “títulos” de diferentes niveles a los epígrafes, podrás comprobar que es muy útil.

El “Esquema” no solo sirve para hacer el sumario (aunque esto es muy importante), sino que sirve para moverse rápidamente por el documento, y para cambiar los epígrafes de sitio sin esfuerzo.

Para ello haz una prueba. Ponte en modo “Esquema” con un documento en que hayas introducido “títulos” para los epígrafes, y selecciona el número correspondiente al nivel de títulos al que hayas llegado (por ejemplo, en el caso de este texto, sería el 3). Cerciórate de que se ve el formato (con la tecla de las dos “A”.) Ahora ponte sobre el último epígrafe del documento, y vuelve al modo “ Vista normal”  (con la tecla de la esquina inferior derecha de la pantalla, o con Ver, Normal). Verás que te encuentras justo al comienzo de ese último epígrafe, y que en medio segundo has recorrido el documento. Imagina cuanto tiempo ganas para hacer comprobaciones, correcciones, etc. por todo el texto.

Si al revisar el trabajo te das cuenta, por ejemplo,  que primero hay que explicar lo que está en el epígrafe D), pues conocer eso es previo a lo que se explica en el epígrafe B), puedes hacer ese cambio de dos formas: la tradicional sería marcar el epígrafe D, cortarlo, y pegarlo en B, cambiando las letras. Con  “Esquema” es más fácil: Te pones en vista “Esquema” y eliges el número adecuado para ese nivel de epígrafe en la barra “Esquema” (así solo ser verán los títulos hasta ese nivel). Te sitúas sobre el epígrafe D), y pulsas la flecha hacia arriba. El título del epígrafe D), junto con todo el texto y subepígrafes que lleve,  pasará a estar donde C), y si le vuelves a dar, pasará a estar donde B).

Por cierto, si las letras las ha puesto Word automáticamente, también  hará ese cambio. Si no te toca hacerlo a mano.

Capítulo II      Cómo utilizar el “estilo”

El “estilo” sirve para dar el aspecto que queremos al texto, a los nombres de los epígrafes, y en general, a todo lo que queramos en el documento.

Para hacer esto es mejor utilizar el modo “Vista Normal” ó bien el modo “Vista Diseño Página”.

1        modificar el estilo

Habitualmente escribimos en estilo “normal”. Si estás leyendo este archivo en tu pantalla, y el cursor se encuentra sobre éste párrafo, eso es lo que figurará en la ventana de la izquierda de la barra de formato.

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Sabemos que podemos cambiar si queremos el tipo de letra, con la ventana de la barra que está a la derecha de aquella (ésta es Times New Roman), el tamaño –con la ventana siguiente- (aquí pone 12), y con los siguientes botones podemos hacer que sea negrita, cursiva, subrayado… También que el párrafo esté alineado a la izquierda, centrado, o justificado. Por cierto, antes de seguir, hay un botón de Word que te permite conocer en qué puntos del texto has pulsado “Enter” para cambiar de párrafo. Es el botón marcado con una flecha en la imagen siguiente, con aspecto de “P” al revés.

Todos sabemos que esos cambios en el estilo se pueden conseguir a base de seleccionar un párrafo y marcar las características que deseemos. Pero para hacer muchos cambios de forma rápida, se pueden marcar todas las especificaciones a la vez. Para eso pulsa Formato, Estilo, y se abre un cuadro con todos los estilos que hay en el documento (estilos en uso), aunque también puedes elegir, abajo, “todos los estilos” y “estilos personales”.

Si seleccionamos con el cursor un estilo de los que aparecen en la lista (por ejemplo “normal”, o “título 1” veremos a la derecha una vista previa, y su descripción. Si queremos cambiar algo de ese estilo, se pulsa modificar, y en la tecla formato, elegimos el tipo de formato que queremos cambiar.

Elige “fuente”, haz los cambios que quieras en la fuente (aspecto de la letra), y pulsa dos veces Aceptar. Luego elige otro tipo de formato que quieras cambiar (párrafo, tabulaciones, numeración…). Cuando ya estés satisfecho con el  nuevo estilo puedes hacer que se aplique en el párrafo en que te encuentras, para lo cual basta pulsar al final Aplicar.

A continuación he insertado una imagen del cuadro que tienes para cambiar el estilo:

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Por ejemplo, para conseguir el “título 2” que estoy empleando en este trabajo[1],  he elegido en “Fuente” Times New Roman, 13, negrita, cursiva; y en “Párrafo” justificado.

Esta misma operación puedes realizarla con todos los estilos que desees cambiar. Si quieres que el cambio que has hecho se aplique al párrafo en que te encuentras, pulsa al final “Aplicar”. Si no es así, pulsa “Cerrar”.

Esto es muy importante y ahorra mucho trabajo. Imagina que te has dado cuenta finalmente que no te gusta que el título 2 vaya en cursiva, sino que prefieres que tenga tamaño 12,5 y sea sin cursiva. Haces el cambio, aceptas, y todos los títulos 2 del documento tendrán ese aspecto. Así en el último momento puedes hacer cambios sin esfuerzo.

Otro ejemplo, te das cuenta que las notas a pie en tamaño 10 no se ven bien. Cambias el estilo “nota a pie” a 10,5, y si quieres les pones una sangría francesa. Eso hará que todas las notas cambien y tengan las nuevas características que acabas de dar.

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Otro ejemplo más. Puedes cambiar el tipo de fuente en el último momento, cuando ya has terminado el trabajo. A la hora de imprimir, te das cuenta que “Times New Roman” consume demasiada tinta, y que prefieres hacerlo en letra “Courier”. Para ello pulsa “Formato”, “Estilo”, “Modificar”, “Fuente”, y seleccionando “Normal” cambia la fuente a Courier. Se cambiará tanto en el estilo Normal como en todos los restantes (títulos, notas a pie etc…, porque habitualmente todos ellos están basados en “normal”) Para cambiar “basado en”,  puedes hacerlo con “Formato”, “Estilo”, “Modificar”[2].

Si te gustan tanto los estilos que has creado, que quieres que aparezcan en un documento nuevo cuando abras Word, usa el Organizador[3].

Un truco. Cuando quieras copiar el formato de un párrafo a otro que está cerca, pon el cursor sobre el primero, selecciona la brocha (está junto a “pegar” en la barra Estandar), y pasa el ratón sobre el párrafo al que quieres cambiar el formato

2        crear un estilo nuevo

Word tiene disponibles muchos estilos, muchos de los cuales no se ni para que sirven.

Pero alguno que uso con frecuencia no lo tenía Word, y lo he creado yo. Por ejemplo, el estilo “Párrafo literal”, con el que transcribo pedazos de sentencias en las demandas, o en los artículos jurídicos, o para citar textualmente a un autor.

A continuación voy a insertar el texto con ese estilo:

Es un párrafo que he configurado con un tamaño un poco más pequeño (letra 11, en lugar de 12), más tabulación, en cursiva y sin sangrado.

Para hacerlo escribí un párrafo como yo quería que fuera el “párrafo literal”, eligiendo todas sus características, es decir las que acabo de describir más arriba. Lo seleccioné, pulsé en Estilo, Formato, Nuevo, y teclee el nombre que quise asignarle. Ya está creado el estilo. Luego le dije “agregar a la plantilla”, de forma que siempre está disponible cuando abro Word en mi ordenador.

Cuando quiero transcribir un pedazo de una sentencia, o de un autor, para que se note que se trata de un párrafo que copio literalmente, antes de empezar elijo en la ventana de estilo el de “párrafo literal”. Y ya está. Si quiero aplicar mi estilo “párrafo literal” a algo que ya tenía escrito, me sitúo sobre ese párrafo, y lo selecciono en la ventana de estilo.

3        el organizador

Cuando ya te has familiarizado un poco con los cambios de estilo, encuentras gran utilidad al organizador. Se puede usar para otras cosas, como verás por las distintas pestañas que tiene, pero la que nos interesa aquí es para organizar estilos.

Al pulsar Formato, Estilo, Organizador, aparecen dos cuadros con listas de estilos. A la izquierda están los estilos que existen en el documento que estás manejando. A la derecha está la lista de estilos que tiene la plantilla (Normal.dot).

El contenido de ambas listas es manejable. Puedes copiar de la lista de la derecha a la de la izquierda y viceversa (para cambiar el sentido, pulsa la tecla copiar). Puedes eliminar estilos, y cambiarles el nombre.

Así pues, si has conseguido modificar los estilos en un documento, por ejemplo en el archivo que contiene el primer capítulo de tu obra, de tal forma que estás convencido de que es así como te gustan, lo mejor es  que utilices esos estilos siempre, y para ello creo que lo mejor es copiarlos en la Plantilla.

Así, cada vez que abras el ordenador, esos serán los estilos que tengas disponibles, y el texto tendrá siempre el mismo aspecto, aunque se trate de archivos diferentes, en los que has trabajado en momentos distintos.

Capítulo III        Insertar  SUMARIO (tabla de contenido)

Una vez que has dado estilo de “títulos” a los distintos niveles de los capítulos, epígrafes y subepígrafes, es facilísimo insertar un índice o sumario. Hay que advertir que a lo que nosotros llamamos índice o sumario, Word le llama “Tabla de contenido”.

Simplemente elige el lugar donde prefieres colocarlo, -al principio o al final del archivo-, sitúa el cursor , y  pulsa “Insertar”, “Indice y tablas…”. Elige la pestaña “Tabla de contenido”  y tendrás una vista de cómo quedará el sumario. Elige cuantos niveles de los títulos quieres que aparezcan en el sumario, si quieres que figure el número de página, alineado a la derecha o no, y si quieres una línea de puntos entre cada epígrafe y el número de página en que empieza.

1        Modificar el estilo del sumario

En el cuadro “Tabla de contenido”, a la izquierda vienen distintas opciones de formato. Si cambias el formato del sumario, a base de la tecla modificar, tus decisiones quedaran como “estilo personal”. El nombre del estilo del título 1, cuando pasa a ser de sumario, es TDC 1 (Tabla De Contenido 1), el del título 2, TDC 2, y así sucesivamente.

Enseguida notarás que, aunque en el texto hayas subrayado algunos de los títulos (por ejemplo, en este trabajo está subrayado el título 1, que corresponde a los capítulos), en el sumario quedan fatal los subrayados. Y la letra no tiene que ser tan grande como en el texto. Haz los cambios oportunos para que te guste el aspecto del sumario.

2        actualizar el sumario

Lo mejor que tiene el sumario es que lo puedes actualizar fácilmente.

Si te colocas con el cursor sobre él, verás que se pone gris, todo a la vez. Eso significa que está funcionando como un bloque, y que en principio no se pueden introducir cambios.

Pero cuando termines definitivamente el trabajo, vuelve a colocar el cursor sobre la zona gris del sumario, y repite “Insertar”, “Indice y tablas”, “Aceptar”. Te preguntará si quieres cambiar la tabla de contenido seleccionada. Acepta y te la modificará incluyendo tanto los cambios en las líneas de texto de cada título, como los números de página.

Hay otra forma más rápida de actualizar: Sitúate sobre el índice, y pulsa el botón derecho: te aparecerá, entre otras, la opción actualizar campos, con una exclamación roja.

Pulsa y verás que te ofrece actualizar toda la tabla, o solo los números de página. Esta última opción es interesante cuando estás dando los últimos toques a la obra, y solo se producen cambios en los números de página, pero ya no modificas el nombre de ningún epígrafe o subepígrafe.

Capítulo IV        Referencias cruzadas

Las referencias cruzadas sirven para todo ( o casi todo). Yo fundamentalmente  las utilizo para las notas a pie.

Insertar notas a pie, que es algo tan frecuente en los libros y tesis, puede resultar penoso si hay que pulsar cada vez “Insertar”, “Nota a pie”, “Aceptar”. Por eso voy a empezar por explicar cómo se pone el botón de “nota a pie” en la barra, que es comodísimo.

1         El botón de nota a pie

Para añadir el botón de “nota a pie” a la barra de “Formato”, hay que hacer lo siguiente:

Elige “Herramientas”, “Personalizar”, y en la pestaña “Comandos” elige la categoría “Insertar”. En la parte derecha hay una lista de Comandos, desplázate por ella hasta encontrar el comando “Nota a pie”.

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Púlsalo y arrástralo hasta la esquina de la derecha de la barra de formato. Suelta y se quedará ahí colocado.

Ahora cada vez que pulses el botón se creará una nota a pie.

2         Las referencias  en las notas a pie

En la nota 75 quieres decir lo mismo que dijiste en la nota 16. Puedes repetirlo, o referirte a ella, por ejemplo, poner “Ver nota 15”. El problema es que cuando acabes el documento, seguro que la nota 15 ya no es la 15. No importa, si lo haces con Referencias cruzadas, Word se acuerda a que nota te referías, aunque haya cambiado de número. Y lo cambia solito.

Pulsa “Insertar”, “Referencia cruzada” y se te abrirá un cuadro como éste.

Elige en tipo “Nota al pie”, y luego elige la nota a la que te refieres. Pulsa “Insertar” en el botón de abajo. A continuación pulsa “Cerrar” . Ya está.

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Ya solo te falta una cosa. Cuando termines el documento, actualiza todas las referencias cruzadas. Si las referencias cruzadas están en las notas, lo mejor es hacer como sigue:

Ponte en modo  “Vista Normal”, y pulsa “Ver”, “notas al pie”. La pantalla se dividirá, y en la parte de abajo aparecerá una pantalla solo con las notas. Sitúate en ella con el cursor y dile “Control+E” para que seleccione todo (También lo puedes hacer con “Edición”, “seleccionar todo”).

A continuación dale al botón actualizar, que está en la barra de bases de datos. Para ello pulsa “Ver”, “Barras de Herramientas”, y marca “Bases de datos”. En la nueva barra que aparece está el botón “actualizar campos”, que tiene una hoja con una exclamación roja.

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Te preguntará si quieres seguir adelante, porque este tipo de orden no se puede deshacer. Dile que sí. Ya está.

Capítulo V           El documento maestro

1        Cómo trabajar con documentos muy largos

Para hacer un libro, una tesis, o algo así, lo mejor es trabajar con archivos parciales, por ejemplo, un archivo para cada capítulo.

Cuando hemos terminado, podríamos pegarlos todos juntos, pero entonces nos da como resultado un documento tan extenso que es prácticamente inmanejable, por lo que ya no podríamos hacer nada más.

Con “Documento Maestro” podemos seguir haciendo cambios en los archivos que contiene cada capítulo, y seguir manejando también y haciendo cambios en el documento global. ¡Una maravilla!.

Para hacer el archivo “Documento Maestro” abre un documento nuevo. Parto de la base de que a estas alturas, la configuración de los estilos ya la tienes en la plantilla “normal.dot”, por lo que todos los archivos de tu gran obra tienen los mismos estilos, y al abrir un documento nuevo, también los tiene.

Te sugiero que, para que no estorbe, quites la barra de herramientas “base de datos” (ya la volverás a poner si la necesitas)

2        Crear un documento maestro

Para distinguir este documento nuevo, pon en la primera página el título de la obra. Pulsa Control+Enter para que pases a la siguiente página.

Ahora ponte en modo “Esquema”.

Pulsa en el icono que hay más a la derecho, el que se llama “Vista Documento Maestro”. Se te desplegarán unos iconos al lado, unos activos y otros en gris.

Te pongo una imagen de cómo debe quedar la barra.

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Si pulsas en el segundo icono que está activo, “Insertar subdocumento”, te abrirá un cuadro con el explorador, para que elijas cual es el archivo que quieres insertar. Lógicamente será el archivo que tiene la Introducción, o el capítulo I de tu obra.

Pulsa abrir.

Veras que se pega todo el documento que has insertado, que aparece enmarcado en una línea gris, y que el curso está fuera de ese marco.

No sería extraño que te preguntara si quieres cambiar el nombre a un estilo, pues ya existe en el documento al que quieres agregar, para evitar conflictos.

Si tienes claro que todos los documentos tienen los mismos estilos, y no has mezclado pedazos de archivos ajenos, puedes decir que NO, incluso NO A TODO. Pero si no lo tienes muy seguro, di que sí, incluso SI A TODO.

Ahora puedes volver a pulsar “Insertar subdocumentos” y seleccionar el segundo capítulo de tu gran obra, (te volverá a preguntar lo mismo) y así sucesivamente.

Guarda todo, llamándole “Maestro”, o como quieras, simplemente dale un nombre que no se confunda con los capítulos.

Al guardar verás que aparecen dos iconos con la función guardar, uno normal, y otro más pequeño. Ten en cuenta que está guardando los cambios tanto en Maestro como en los subdocumentos.

Ahora puedes pulsar en un botón que al principio no tenías activo,  que es “Contraer Subdocumentos”. Y tendrás una vista del Maestro, que será un archivo con una primera página con el nombre de la obra, y una segunda página en la que están todos los enlaces a los archivos que contienen los distintos capítulos.

Ahora puedes “contraer”, “expandir”, “quitar”, “insertar” subdocumentos. Cuando tengas todos expandidos, el documento Maestro tendrá toda la longitud de la obra. Como es lógico, la numeración de las páginas y de las notas será correlativa (no empezará desde uno en cada capítulo)

Y lo mejor de todo, el Maestro, tendrá tan solo unas pocas K de tamaño, y será muy manejable.

Cuando esté listo, vete al principio, o al final (depende de los gustos), y pídele que inserte una tabla de contenido. Tendrás el sumario de toda la obra. ¡!

En la última página he insertado una imagen con el aspecto que tiene el documento maestro con mi libro sobre la desalación.

Esto es todo. Espero que te haya sido de utilidad. (Las reclamaciones al maestro armero.)

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Domingo, 10 de noviembre de 2002.


[1] Es el que se utiliza en el epígrafe “Modificar estilos”, en el que estamos

[2] lógicamente solo está disponible en los estilos diferentes a “normal”

[3] Ver el organizador